【ChatGPTでメール作成】一瞬で高品質なビジネスメール！プロンプトとテンプレート集

ビジネスメールは、プロフェッショナルな印象を与えるためには欠かせないコミュニケーション手段です。
しかし、その作成は時間と労力がかかりますよね。

そこで、この記事ではChatGPTを使ってビジネスメール作成を行う際の「プロンプト」と呼ばれる指示文の作成方法や、そのテンプレートと具体例をご紹介します。

プロンプトをうまく設定することで、一瞬でプロフェッショナルなビジネスメールが生成できるのです。


この記事を読むことで、以下のメリットがあります。

特に、ChatGPTのプロンプトを使えば、メール作成の手間が大幅に削減されるだけでなく、その品質も一段と向上します。

この記事が、ビジネスメール作成の新たなスタンダードを提供し、あなたのビジネスに革新をもたらす一助となれば幸いです。ぜひ、最後までお読みいただき、新しい知識とスキルを手に入れてください。

なぜChatGPTで高品質なビジネスメールが作成できるのか？

ビジネスメールは、プロフェッショナルなコミュニケーションにおいて欠かせないツールです。しかし、その作成はしばしば時間と労力を要します。

ChatGPTを使えば、その負担を減らしながらも、高品質なメールを効率よく作成することが可能です。

このセクションでは、ChatGPTとプロンプトがどのように連携して、ビジネスメール作成を効率化するのかを詳しく解説します。

ChatGPTとは？

ChatGPT（Chat Generative Pre-trained Transformer）は、自然言語処理（NLP）技術を活用したAI（人工知能）です。

この記事ではChatGPT最新のGPT-4モデルを使用します。GPT-4は、創造性と高度な推論を必要とするタスクに最適で、ビジネスメール作成においてもその能力を発揮します。

具体的には、文法的に正確で、かつビジネスシーンに適した表現を生成する能力があります。

ChatGPTについてはこちらの記事に詳しく解説しています。

プロンプトとプロンプトエンジニアリングの重要性

「プロンプト」とは、ChatGPTに対する指示や質問のことです。

このプロンプトが明確であれば、出力されるビジネスメールは文法的に正確で、ビジネスに適したトーンと表現を持つ高品質なものになります。一方で、不明瞭なプロンプトでは、メールの内容が曖昧になるだけでなく、ビジネスにおいては信頼性や説得力を失う可能性があります。

このプロンプトの設計と調整、すなわち「プロンプトエンジニアリング」が重要です。これは、AIの出力品質を高めるプロセスで、単にプロンプトを投げるだけでなく、その設計と調整を行うことで、より一層高品質なビジネスメールを生成することが可能になります。

このように、プロンプトの設定だけでなく、その背後にあるプロンプトエンジニアリングも、ビジネスメール作成において非常に重要な要素です。

プロンプトやプロンプトエンジニアリングについてはこちらの記事に詳しく解説しています。

高品質なビジネスメールを生成するためのChatGPTプロンプトガイド

このセクションでは、ChatGPTを使って効率的に高品質な「ビジネスメールを作成する」ための基本的なテクニックをステップバイステップでご紹介します。

以上が、高品質なビジネスメールを生成するためのChatGPTプロンプトガイドの4ステップです。これらのステップをマスターすれば、あなたもプロフェッショナルなビジネスメールを効率よく作成できるでしょう。

しかし、理論だけではなく、実際のテンプレートや具体例を知ることで、さらに効果的なメール作成が可能になります。

次のセクションでは、さまざまなビジネスシーンで使えるプロンプトのテンプレートと具体例を詳しく解説しますので、どうぞ引き続きご一読ください。

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト：テンプレート集と具体例

このセクションでは、ChatGPTを活用してビジネスメールを作るためのプロンプトのテンプレートと具体例を10種類ご紹介します。

これらのテンプレートは、出力する品質を高めるために「深津式プロンプト・システム」を基にしています。

深津式プロンプト・システムとは？

「深津式プロンプト・システム」は、note社のCXOである深津貴之氏によって考案されたフレームワークです。このフレームワークは、ChatGPTに対する指示をより明確にし、結果として出力品質を向上させることを目的としています。

具体的には以下のとおり、ChatGPTの役割、入力から出力への変換プロセス、出力の目標、そして制約条件を明確に指定します。

#命令書:
あなたは、プロの編集者です。
以下の制約条件と入力文をもとに、 最高の要約を出力してください。

#制約条件:
・文字数は300文字程度。
・小学生にもわかりやすく。
・重要なキーワードを取り残さない。
・文章を簡潔に。

#入力文:
<ここに入力文章>

#出力文:

出典：YouTube「あなたの仕事が劇的に変わる!? ChatGPT使いこなし最前線」

さらに、この記事では「深津式プロンプト・システム②」も採用しています。

このフレームワークには、「このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください」という指示が含まれており、ChatGPTが最適な出力を生成するための追加情報を自ら質問する可能性があります。

①「請求」に関するメールのテンプレートと具体例

請求に関するメールはビジネスの中で非常に重要なコミュニケーション手段です。

適切な言葉遣いと構成で、相手に対する尊重と誠実さを表現することが求められます。

それでは、「請求」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「請求に関するメール」の具体例をご紹介します。

このように、プロンプトのテンプレートをうまく設定することで、プロフェッショナルな「請求」に関するメールが効率よく作成できるでしょう。正確な請求はビジネスの信頼性を高めます。

②「日程調整」に関するメールのテンプレートと具体例

日程調整はビジネスの場で頻繁に行われる作業の一つです。

しかし、その簡単そうな作業が意外と難しく、失礼な言い回しや不明確な指示で相手を困らせてしまうことも少なくありません。

それでは、「日程調整」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「日程調整に関するメール」の具体例をご紹介します。

このように、プロンプトのテンプレートをうまく設定することで、日程調整に関するメールもスムーズに作成することができます。

③「見積り」に関するメールのテンプレートと具体例

見積りはビジネスの基本的なプロセスであり、そのやり取りがスムーズであれば、ビジネスも順調に進むことが多いです。

しかし、見積りに関するメールが不明確だったり、必要な情報が欠けていると、それが原因で取引が進まない場合もあります。

それでは、「見積り」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「見積りに関するメール」の具体例をご紹介します。

このプロンプトのテンプレートを使用することで、見積りに関するメールもスムーズに作成することができます。

④「書類提出」に関するメールのテンプレートと具体例

書類提出はビジネスの日常において頻繁に行われる作業ですが、その重要性は非常に高いです。

書類が遅れたり、不備があったりすると、それがビジネスの遅延や信頼性の低下につながる可能性があります。

それでは、「書類提出」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「書類提出に関するメール」の具体例をご紹介します。

書類提出に関するメールも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、スムーズかつ確実に行うことができます。

⑤「資料送付」に関するメールのテンプレートと具体例

資料送付はビジネスの中で頻繁に行われる活動の一つです。

しかし、その手続きが不明瞭だったり、不備があると、相手方の印象を悪くするだけでなく、ビジネスそのものにも影響を与える可能性があります。

それでは、「資料送付」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「資料送付に関するメール」の具体例をご紹介します。

資料送付に関するメールも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、スムーズかつ確実に行うことができます。

⑥「返信待ち状況での再連絡メール」のテンプレートと具体例

ビジネスのやり取りで返信が遅れる場面は少なくありません。

そのような場合に適切な再連絡メールを送ることは、プロフェッショナルな印象を与える重要なステップです。

それでは、「返信待ち状況での再連絡メール」のテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「返信待ち状況での再連絡メール」の具体例をご紹介します。

返信待ち状況での再連絡メールも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、相手に対する印象を良く保ちながら効果的なコミュニケーションが可能です。

⑦「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」のテンプレートと具体例

請求に関するメールはビジネスの中で非常に重要なコミュニケーション手段です。

適切な言葉遣いと構成で、相手に対する尊重と誠実さを表現することが求められます。

それでは、「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」のテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」の具体例をご紹介します。

商品やサービスに問題が発生した場合も、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、顧客に対して誠実かつ効果的なコミュニケーションが可能です。

⑧「担当変更に関するお知らせメール」のテンプレートと具体例

担当者が変わる際には、その情報を顧客や関係者に適切に伝えることが重要です。

それでは、「担当変更に関するお知らせメール」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「担当変更に関するお知らせメール」の具体例をご紹介します。

担当者が変わる場合でも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、スムーズなコミュニケーションが可能です。

⑨「セミナーやイベントの案内メール」のテンプレートと具体例

セミナーやイベントの成功には、効果的な案内メールが不可欠です。

それでは、「セミナーやイベントの案内メール」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「セミナーやイベントの案内メール」の具体例をご紹介します。

このプロンプトのテンプレートを使用することで、セミナーやイベントの成功確率が高まるでしょう。自社のイベントに合わせてカスタマイズしてみてください。

⑩「メール誤送信に対する対処メール」のテンプレートと具体例

メール誤送信は、ビジネスの場でもよくあるトラブルです。しかし、その後の対応が重要となります。

それでは、「メール誤送信に対する対処メール」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「メール誤送信に対する対処メール」の具体例をご紹介します。

このプロンプトのテンプレートを使用することで、メール誤送信後の対処がスムーズに行えるでしょう。信頼性を保つためにも、適切な対応が必要です。

ChatGPTを使ったビジネスメール作成時の注意点

ChatGPTを活用してビジネスメールを作成する際には、便利さと効率性が大いに向上しますが、いくつかの注意点が必要です。

このセクションでは、そのポイントを3つに絞ってご紹介します。

個人情報と機密情報のセキュリティ

ChatGPTは便利なツールですが、セキュリティ面での配慮が必要です。特に、個人情報や機密情報を扱う際は慎重に。

ChatGPTでは「チャット履歴とトレーニング」を無効にすることで、データが保存されず、学習にも用いられません。ただし、30日間は会話が保持されるため、その期間中に不正行為が疑われる場合は、データが確認される可能性があります。

このような理由から、個人情報や機密情報の取り扱いには極力控えるべきです。

精度と信頼性について

ChatGPTはAI技術を用いていますが、その出力の精度は入力された情報に依存します。誤った情報や不明瞭な指示は、不正確なメールを生成する可能性があります。

したがって、具体的かつ正確な指示と情報提供が必要です。

最後のチェックは手動で

ChatGPTが生成したメールも、最終的には人の目で確認することが重要です。文脈やニュアンス、そして専門用語の適切な使用など、AIでは判断できない要素も多く存在します。

最後の手動確認で、これらの要素をしっかりとチェックしましょう。

まとめ

ChatGPTとプロンプトを活用したビジネスメールの作成方法は、いかがでしたでしょうか？

この記事では、ChatGPTとプロンプトを駆使して、ビジネスメール作成の効率と品質を格段に向上させる方法を解説しました。

最後に、重要なポイントをまとめます。

この知識を武器に、ビジネスメール作成のストレスを減らし、よりプロフェッショナルなコミュニケーションを実現しましょう。

最後に、ChatGPTとプロンプトの力を信じ、次の一手を打ってください。成功はあなたが掴むものです。