【先着500名様プレゼント!】ChatGPTを使って副業で稼ぐ22の方法

【ChatGPTでメール作成】一瞬で高品質なビジネスメール!プロンプトとテンプレート集

【ビジネスメール】ChatGPT プロンプト 活用法

ビジネスメールは、プロフェッショナルな印象を与えるためには欠かせないコミュニケーション手段です。
しかし、その作成は時間と労力がかかりますよね。

そこで、この記事ではChatGPTを使ってビジネスメール作成を行う際の「プロンプト」と呼ばれる指示文の作成方法や、そのテンプレートと具体例をご紹介します。

プロンプトをうまく設定することで、一瞬でプロフェッショナルなビジネスメールが生成できるのです。


この記事を読むことで、以下のメリットがあります。

  • ChatGPTとは何か、その基本的な使い方から高度なプロンプトの設定方法までを理解できる
  • 10種類のビジネスメール作成のテンプレートと具体例を手に入れ、即座に実践できる
  • ChatGPTのプロンプトを活用することで、一瞬で高品質なビジネスメールを生成でき、効率的な業務遂行が可能になる

特に、ChatGPTのプロンプトを使えば、メール作成の手間が大幅に削減されるだけでなく、その品質も一段と向上します。

この記事が、ビジネスメール作成の新たなスタンダードを提供し、あなたのビジネスに革新をもたらす一助となれば幸いです。ぜひ、最後までお読みいただき、新しい知識とスキルを手に入れてください。

目次

なぜChatGPTで高品質なビジネスメールが作成できるのか?

【ビジネスメール】ChatGPT プロンプト 活用法

ビジネスメールは、プロフェッショナルなコミュニケーションにおいて欠かせないツールです。しかし、その作成はしばしば時間と労力を要します。

ChatGPTを使えば、その負担を減らしながらも、高品質なメールを効率よく作成することが可能です。

このセクションでは、ChatGPTとプロンプトがどのように連携して、ビジネスメール作成を効率化するのかを詳しく解説します。

ChatGPTとは?

ChatGPT(Chat Generative Pre-trained Transformer)は、自然言語処理(NLP)技術を活用したAI(人工知能)です。

この記事ではChatGPT最新のGPT-4モデルを使用します。GPT-4は、創造性と高度な推論を必要とするタスクに最適で、ビジネスメール作成においてもその能力を発揮します。

具体的には、文法的に正確で、かつビジネスシーンに適した表現を生成する能力があります。

ChatGPTについてはこちらの記事に詳しく解説しています。

プロンプトとプロンプトエンジニアリングの重要性

プロンプト」とは、ChatGPTに対する指示や質問のことです。

このプロンプトが明確であれば、出力されるビジネスメールは文法的に正確で、ビジネスに適したトーンと表現を持つ高品質なものになります。一方で、不明瞭なプロンプトでは、メールの内容が曖昧になるだけでなく、ビジネスにおいては信頼性や説得力を失う可能性があります。

このプロンプトの設計と調整、すなわち「プロンプトエンジニアリング」が重要です。これは、AIの出力品質を高めるプロセスで、単にプロンプトを投げるだけでなく、その設計と調整を行うことで、より一層高品質なビジネスメールを生成することが可能になります。

このように、プロンプトの設定だけでなく、その背後にあるプロンプトエンジニアリングも、ビジネスメール作成において非常に重要な要素です。

プロンプトやプロンプトエンジニアリングについてはこちらの記事に詳しく解説しています。

高品質なビジネスメールを生成するためのChatGPTプロンプトガイド

【ビジネスメール】ChatGPT プロンプト 活用法

このセクションでは、ChatGPTを使って効率的に高品質な「ビジネスメールを作成する」ための基本的なテクニックをステップバイステップでご紹介します。

STEP

ステップ1:目的の明確化

最初に、何のためにメールを送るのか目的を明確にしましょう。例えば、「プロジェクトの進捗報告」や「商談の日程調整」など、目的に応じてプロンプトを設定することで、ChatGPTはより適切な内容を生成します。目的が明確でないと、生成されるメールも曖昧な内容になりがちです。

例文:
プロンプト: “プロジェクトの進捗報告メールを生成してください。”

STEP

ステップ2:対象者の設定方法

次に、メールの受取人が誰であるかを考慮します。上司やクライアント、同僚など、対象者によって適切な言葉遣いやトーンが変わる場合があります。この情報もプロンプトに反映させることで、よりターゲットに合ったメールが作成できます。

例文:
プロンプト: “上司に向けたプロジェクトの進捗報告メールを生成してください。”

STEP

ステップ3:言語とトーンの選定

ビジネスメールにおいては、言語とトーンが非常に重要です。フォーマルな場合とカジュアルな場合で、どのような言葉を使うべきかを事前に考え、それをプロンプトに反映させましょう。

例えば、上司に送るメールはフォーマルなトーンが適している場合が多いです。

例文:
プロンプト: “フォーマルなトーンで上司に向けたプロジェクトの進捗報告メールを生成してください。”

STEP

ステップ4:プロンプトのテストと調整

設定したプロンプトで数通のメールを生成してみましょう。生成されたメールを確認して、意図した通りの内容になっているか、文法や表現に誤りがないかをチェックします。

初めてのテストで生成したメールが完璧でない場合、プロンプトを調整して再テストを行います。

例文:
ステップ3で作成したプロンプト: “フォーマルなトーンで上司に向けたプロジェクトの進捗報告メールを生成してください。”

例文:
調整後のプロンプト: “ビジネスフォーマルなトーンで上司に向けたプロジェクトの進捗報告メールを生成してください。”

以上が、高品質なビジネスメールを生成するためのChatGPTプロンプトガイドの4ステップです。これらのステップをマスターすれば、あなたもプロフェッショナルなビジネスメールを効率よく作成できるでしょう。

しかし、理論だけではなく、実際のテンプレートや具体例を知ることで、さらに効果的なメール作成が可能になります。

次のセクションでは、さまざまなビジネスシーンで使えるプロンプトのテンプレートと具体例を詳しく解説しますので、どうぞ引き続きご一読ください。

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例

【ビジネスメール】ChatGPT プロンプト 活用法

このセクションでは、ChatGPTでビジネスメールを作るためのプロンプトのテンプレートと具体例を10種類紹介します。

テンプレートは、出力する品質を高める「深津式プロンプト・システム」を基にしています。

深津式プロンプト・システムとは?

深津式プロンプト・システム」は、note社のCXOである深津貴之氏によって考案されたフレームワークです。このフレームワークは、ChatGPTに対する指示をより明確にし、結果として出力品質を向上させることを目的としています。

具体的には以下のとおり、ChatGPTの役割、入力から出力への変換プロセス、出力の目標、そして制約条件を明確に指定します。

#命令書:
あなたは、プロの編集者です。
以下の制約条件と入力文をもとに、 最高の要約を出力してください。

#制約条件:
・文字数は300文字程度。
・小学生にもわかりやすく。
・重要なキーワードを取り残さない。
・文章を簡潔に。

#入力文:
<ここに入力文章>

#出力文:

出典:YouTube「あなたの仕事が劇的に変わる!? ChatGPT使いこなし最前線」

さらに、この記事では「深津式プロンプト・システム②」も採用しています。

このフレームワークには、「このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください」という指示が含まれており、ChatGPTが最適な出力を生成するための追加情報を自ら質問する可能性があります。

①「請求」に関するメールのテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例①「請求」に関するメールのテンプレートと具体例

請求に関するメールはビジネスの中で非常に重要なコミュニケーション手段です。

適切な言葉遣いと構成で、相手に対する尊重と誠実さを表現することが求められます。

それでは、「請求」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「請求に関するメール」

#命令書:
あなたは、[プロの営業担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[請求に関するビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[請求額と支払期限を明記する]
・[連絡先を含める]
・[件名に「請求書送付のお知らせ」を含める]
・[添付ファイルに言及する]

#入力文:
[株式会社山田に対して、オフィス用品の請求メールを送る。請求額は¥100,000、支払期限は2023年10月10日。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「請求に関するメール」の具体例をご紹介します。

「請求に関するメール」の具体例

件名:株式会社山田への請求書送付のお知らせ

株式会社山田 様

いつもお世話になっております。
株式会社田中の田中太郎です。

この度は、オフィス用品のご購入、誠にありがとうございます。
添付ファイルに請求書を同封いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。

請求額:¥100,000
支払期限:2023年10月10日

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

このように、プロンプトのテンプレートをうまく設定することで、プロフェッショナルな「請求」に関するメールが効率よく作成できるでしょう。正確な請求はビジネスの信頼性を高めます。

②「日程調整」に関するメールのテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例②「日程調整」に関するメールのテンプレートと具体例

日程調整はビジネスの場で頻繁に行われる作業の一つです。

しかし、その簡単そうな作業が意外と難しく、失礼な言い回しや不明確な指示で相手を困らせてしまうことも少なくありません。

それでは、「日程調整」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「日程調整に関するメール」

#命令書:
あなたは、[プロの営業担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[日程調整に関するビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[希望日程を明示する]
・[代替日程も考慮する]
・[連絡先を含める]
・[件名に「日程調整のお願い」を含める]

#入力文:
[株式会社山田に対して、新製品のプレゼンテーションの日程調整を行いたい。希望日程は2023年10月15日または16日。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「日程調整に関するメール」の具体例をご紹介します。

「日程調整に関するメール」の具体例

件名:株式会社山田様への日程調整のお願い

株式会社山田 様

いつもお世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

新製品のプレゼンテーションについて、日程調整をさせていただきたく存じます。
希望日程は2023年10月15日または16日となります。

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

このように、プロンプトのテンプレートをうまく設定することで、日程調整に関するメールもスムーズに作成することができます。

③「見積り」に関するメールのテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例③「見積り」に関するメールのテンプレートと具体例

見積りはビジネスの基本的なプロセスであり、そのやり取りがスムーズであれば、ビジネスも順調に進むことが多いです。

しかし、見積りに関するメールが不明確だったり、必要な情報が欠けていると、それが原因で取引が進まない場合もあります。

それでは、「見積り」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「見積りに関するメール」

#命令書:
あなたは、[プロの営業担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[見積りに関するビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[見積りの詳細を明示する]
・[返信期限を設定する]
・[連絡先を含める]
・[件名に「見積りのご提案」を含める]

#入力文:
[株式会社山田に対して、新製品の見積りを提案する。見積りの詳細は¥500,000で、返信期限は2023年10月20日。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「見積りに関するメール」の具体例をご紹介します。

「見積りに関するメール」の具体例

件名:株式会社山田様への見積りのご提案

株式会社山田 様

いつもお世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

この度は、新製品についての見積りをご提案させていただきます。
見積りの詳細は以下の通りです。

– 見積り額:¥500,000
– 返信期限:2023年10月20日

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

このプロンプトのテンプレートを使用することで、見積りに関するメールもスムーズに作成することができます。

④「書類提出」に関するメールのテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例④「書類提出」に関するメールのテンプレートと具体例

書類提出はビジネスの日常において頻繁に行われる作業ですが、その重要性は非常に高いです。

書類が遅れたり、不備があったりすると、それがビジネスの遅延や信頼性の低下につながる可能性があります。

それでは、「書類提出」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「書類提出に関するメール」

#命令書:
あなたは、[プロの事務担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[書類提出に関するビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[提出する書類の名前と期限を明示する]
・[連絡先を含める]
・[件名に「書類提出のお知らせ」を含める]
・[添付ファイルに言及する]

#入力文:
[株式会社山田に対して、契約書を提出する。提出期限は2023年10月15日。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「書類提出に関するメール」の具体例をご紹介します。

「書類提出に関するメール」の具体例

件名:株式会社山田様への書類提出のお知らせ

株式会社山田 様

いつもお世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

この度は、契約書を提出させていただきます。
提出期限は2023年10月15日となっております。

添付ファイルに契約書を同封いたしますので、何卒ご確認いただけますと幸いです。

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

書類提出に関するメールも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、スムーズかつ確実に行うことができます。

⑤「資料送付」に関するメールのテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例⑤「資料送付」に関するメールのテンプレートと具体例

資料送付はビジネスの中で頻繁に行われる活動の一つです。

しかし、その手続きが不明瞭だったり、不備があると、相手方の印象を悪くするだけでなく、ビジネスそのものにも影響を与える可能性があります。

それでは、「資料送付」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「資料送付に関するメール」

#命令書:
あなたは、[プロの営業担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[資料送付に関するビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[送付する資料の名前と内容を明示する]
・[連絡先を含める]
・[件名に「資料送付のお知らせ」を含める]
・[添付ファイルに言及する]

#入力文:
[株式会社山田に対して、新製品のプレゼンテーション資料を送る。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「資料送付に関するメール」の具体例をご紹介します。

「資料送付に関するメール」の具体例

件名:株式会社山田様への資料送付のお知らせ

株式会社山田 様

いつもお世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

この度は、新製品のプレゼンテーション資料を送らせていただきます。
添付ファイルに資料を同封いたしますので、何卒ご確認いただけますと幸いです。

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

資料送付に関するメールも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、スムーズかつ確実に行うことができます。

⑥「返信待ち状況での再連絡メール」のテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例⑥「返信待ち状況での再連絡メール」のテンプレートと具体例

ビジネスのやり取りで返信が遅れる場面は少なくありません。

そのような場合に適切な再連絡メールを送ることは、プロフェッショナルな印象を与える重要なステップです。

それでは、「返信待ち状況での再連絡メール」のテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「返信待ち状況での再連絡メール」

#命令書:
あなたは、[プロの営業担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[返信待ち状況での再連絡ビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[前回の連絡内容を簡潔にまとめる]
・[連絡先を含める]
・[件名に「再連絡:」を含める]
・[返信の催促を丁寧に行う]

#入力文:
[株式会社山田に対して、前回は新製品のプレゼンテーションの日程調整についてメールしたが、返信がない。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「返信待ち状況での再連絡メール」の具体例をご紹介します。

「返信待ち状況での再連絡メール」の具体例

件名:再連絡:新製品のプレゼンテーション日程調整について

株式会社山田 様

いつもお世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

この度は、オフィス用品のご購入、誠にありがとうございます。
添付ファイルに請求書を同封いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。

先日は新製品のプレゼンテーション日程についてご連絡させていただきましたが、まだ返信がいただけておりません。
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

返信待ち状況での再連絡メールも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、相手に対する印象を良く保ちながら効果的なコミュニケーションが可能です。

⑦「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」のテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例⑦「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」のテンプレートと具体例

請求に関するメールはビジネスの中で非常に重要なコミュニケーション手段です。

適切な言葉遣いと構成で、相手に対する尊重と誠実さを表現することが求められます。

それでは、「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」のテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」

#命令書:
あなたは、[プロのカスタマーサービス担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[商品やサービスの問題に対する謝罪ビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[問題の内容を明確にする]
・[謝罪の言葉を含める]
・[今後の対応策を明示する]
・[連絡先を含める]

#入力文:
[株式会社山田から購入した製品に不具合があり、顧客からクレームが来た。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」の具体例をご紹介します。

「商品やサービスの問題に対する謝罪メール」の具体例

件名:製品不具合に関するお詫びと今後の対応について

高橋 様

いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます。株式会社田中の田中太郎です。

先日購入いただいた製品に不具合があったとのこと、大変申し訳ございません。
早急に問題を解決するための対策を講じます。

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

商品やサービスに問題が発生した場合も、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、顧客に対して誠実かつ効果的なコミュニケーションが可能です。

⑧「担当変更に関するお知らせメール」のテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例⑧「担当変更に関するお知らせメール」のテンプレートと具体例

担当者が変わる際には、その情報を顧客や関係者に適切に伝えることが重要です。

それでは、「担当変更に関するお知らせメール」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「担当変更に関するお知らせメール」

#命令書:
あなたは、[プロの営業担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[担当変更に関するお知らせビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[旧担当者と新担当者の名前を明記する]]
・[連絡先を含める]
・[変更理由を簡潔に説明する(任意)]
・[今後とものお願いをする]

#入力文:
[株式会社田中の担当が田中太郎から佐藤花子に変わる。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「担当変更に関するお知らせメール」の具体例をご紹介します。

「担当変更に関するお知らせメール」の具体例

件名:担当者変更のお知らせ

株式会社山田 様

いつも大変お世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

突然のお知らせとなりますが、担当者が佐藤花子に変わることとなりました。
新しい担当者も、これまでと変わらぬサービスを提供させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

担当者が変わる場合でも、適切なプロンプトのテンプレートを使用することで、スムーズなコミュニケーションが可能です。

⑨「セミナーやイベントの案内メール」のテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例⑨「セミナーやイベントの案内メール」のテンプレートと具体例

セミナーやイベントの成功には、効果的な案内メールが不可欠です。

それでは、「セミナーやイベントの案内メール」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「セミナーやイベントの案内メール」

#命令書:
あなたは、[プロのイベントオーガナイザー]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[セミナーやイベントの案内ビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[イベントの日時と場所を明記する]
・[参加費用がある場合はその情報を含める]
・[申し込み方法を説明する]
・[締め切り日を明記する]

#入力文:
[2023年11月1日にオンラインでAIに関するセミナーを開催。参加費は無料。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「セミナーやイベントの案内メール」の具体例をご紹介します。

「セミナーやイベントの案内メール」の具体例

件名:【無料】2023年11月1日 AIに関するオンラインセミナーのご案内

株式会社山田 様

いつも大変お世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

この度、2023年11月1日にAIに関するオンラインセミナーを開催いたします。
参加費は無料となっております。

日時:2023年11月1日(火)14:00~16:00
場所:オンライン(Zoom)
参加費:無料

お申し込みは、以下のリンクからお願いいたします。
(申し込みリンク)

締め切りは、2023年10月25日となっております。

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

このプロンプトのテンプレートを使用することで、セミナーやイベントの成功確率が高まるでしょう。自社のイベントに合わせてカスタマイズしてみてください。

⑩「メール誤送信に対する対処メール」のテンプレートと具体例

ビジネスメール作成のためのChatGPT プロンプト:テンプレート集と具体例⑩「メール誤送信に対する対処メール」のテンプレートと具体例

メール誤送信は、ビジネスの場でもよくあるトラブルです。しかし、その後の対応が重要となります。

それでは、「メール誤送信に対する対処メール」に関するメールのテンプレートと具体例を紹介します。

プロンプトのテンプレート例「メール誤送信に対する対処メール」

#命令書:
あなたは、[プロの事務担当者]です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の[メール誤送信に対する対処ビジネスメール]を出力してください。

#制約条件:
・[敬語を正確に使う]
・[誤送信した内容を明確にする]
・[対処方法を具体的に説明する]
・[連絡先を明記する]
・[件名に「誤送信のお詫び」と記載する]

#入力文:
[誤って社外秘の資料を送信してしまった。対象は取引先の株式会社山田。]

#出力文:

このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

次に、上記のプロンプトテンプレートを用いて実際に生成された「メール誤送信に対する対処メール」の具体例をご紹介します。

「メール誤送信に対する対処メール」の具体例

件名:誤送信のお詫びと対処について

株式会社山田 様

いつもお世話になっております。株式会社田中の田中太郎です。

突然のメールをお送りして申し訳ございません。先程、誤って社外秘の資料を送信してしまいました。

この度は、大変不注意な行為をしてしまい、誠に申し訳ございません。
既に該当のメールは削除いたしましたが、何卒、受信されましたメールも削除いただけますと幸いです。

何かご不明点、ご質問等がございましたら、どうぞお知らせください。

重ね重ねお詫び申し上げます。

敬具

田中太郎
株式会社田中
電話:03-1234-5678
メール:example@example.com

このプロンプトのテンプレートを使用することで、メール誤送信後の対処がスムーズに行えるでしょう。信頼性を保つためにも、適切な対応が必要です。

ChatGPTを使ったビジネスメール作成時の注意点

【ビジネスメール】ChatGPT プロンプト 活用法:ChatGPTを使ったビジネスメール作成時の注意点

ChatGPTを活用してビジネスメールを作成する際には、便利さと効率性が大いに向上しますが、いくつかの注意点が必要です。

このセクションでは、そのポイントを3つに絞ってご紹介します。

個人情報と機密情報のセキュリティ

ChatGPTは便利なツールですが、セキュリティ面での配慮が必要です。特に、個人情報や機密情報を扱う際は慎重に

ChatGPTでは「チャット履歴とトレーニング」を無効にすることで、データが保存されず、学習にも用いられません。ただし、30日間は会話が保持されるため、その期間中に不正行為が疑われる場合は、データが確認される可能性があります。

このような理由から、個人情報や機密情報の取り扱いには極力控えるべきです。

精度と信頼性について

ChatGPTはAI技術を用いていますが、その出力の精度は入力された情報に依存します。誤った情報や不明瞭な指示は、不正確なメールを生成する可能性があります。

したがって、具体的かつ正確な指示と情報提供が必要です。

最後のチェックは手動で

ChatGPTが生成したメールも、最終的には人の目で確認することが重要です。文脈やニュアンス、そして専門用語の適切な使用など、AIでは判断できない要素も多く存在します。

最後の手動確認で、これらの要素をしっかりとチェックしましょう。

ChatGPT プロンプトを完全マスターできる学校の紹介

ChatGPTプロンプトの学校「飛翔」
(出典:ChatGPTプロンプトの学校「飛翔」

本格的にプロンプトスキルを身につけたい方は、未経験から最短最速で完全マスターできる「飛翔」というChatGPTプロンプトの学習プログラムをおすすめします。

このプログラムは、初心者から上級者まで、段階的かつ効果的にChatGPTのプロンプト作成を学ぶことができる画期的なカリキュラムを提供しています。

30本以上の動画コンテンツ、実践的な使用例、そして最新情報への定期的なアップデートにより、ChatGPTの進化に常に追従することが可能です。

また、24時間のサポートやZOOM交流会を通じて、2500名以上の受講生と知識を共有し、相互に学び合う環境が整っています。

特に重要なのは、このプログラムがAI業界の専門家によって開発され、独学では得られない深い理解と実践的なスキルを提供している点です。

ChatGPTプロンプトの学校「飛翔」の詳細は、こちらからご確認ください。

まとめ

【ビジネスメール】ChatGPT プロンプト 活用法まとめ

ChatGPTとプロンプトを活用したビジネスメールの作成方法は、いかがでしたでしょうか?

この記事では、ChatGPTとプロンプトを駆使して、ビジネスメール作成の効率と品質を格段に向上させる方法を解説しました。

最後に、重要なポイントをまとめます。

ChatGPT プロンプト「ビジネスメール作成方法」の重要なポイント

  • プロンプトの設定:目的や対象者に合わせてプロンプトを設定することで、高品質なメールが瞬時に生成されます。
  • テンプレートと具体例:多様なビジネスシーンに対応するためのテンプレートと具体例を提供しました。
  • 個人情報と機密情報のセキュリティ:ChatGPTの設定を適切に行い、機密情報の漏洩を防ぐ方法を説明しました。
  • 精度と信頼性:AI生成のメールも最終的な手動チェックが必要であると強調しました。

この知識を武器に、ビジネスメール作成のストレスを減らし、よりプロフェッショナルなコミュニケーションを実現しましょう。

最後に、ChatGPTとプロンプトの力を信じ、次の一手を打ってください。成功はあなたが掴むものです。

これまでに紹介したChatGPT プロンプトの一覧

ChatGPTのプロンプトは、その使い方次第で多彩な活用が可能です。

しかし、多くの人がプロンプトの真の力を知らずに、基本的な使い方しかしていないのが現状です。

そこで、ChatGPTのプロンプトの活用方法を「プロンプト集」としてシリーズ化しています。これからも続々と新しい活用方法を紹介していく予定ですので、お楽しみに!

これまでに紹介したプロンプトの活用法は、「プロンプト集(カテゴリページ)」にまとめています。
ぜひ、新しいプロンプトも試してみてくださいね!

最後までお読みいただきありがとうございました!


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